個人情報保護方針
制定日2012年 3月23日
最終改正日2023年8月1日
株式会社エリッツ建物管理（以下、「当社」といいます。）は、「質の高い情報とサービスにより、夢のある住空間とゆとりある生活の実現に貢献する。」を企業理念に、個人情報保護理念と自ら定めた行動規範にもとづき、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。
また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に取り組むことをここに宣言します。
- 当社は、適切な個人情報の取得・利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行いません。また、そのための措置を講じます。
- 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
- 当社は、個人情報の漏えい、滅失、き損等のリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに是正措置を講じます。
- 当社は、個人情報取扱いに関する苦情および相談に対しては、迅速かつ誠実に対応します。
- 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえ、適時・適切に見直して継続的に改善をはかります。
本方針は、全ての従業者に配付して周知させるとともに、当社のホームページ等に掲載することにより、いつでもどなたにも入手可能な措置を取るものとします。
株式会社エリッツ建物管理
代表取締役 田中 健敏
以上
【個人情報保護方針に関するお問い合わせ先 兼 個人情報に関する苦情・相談窓口】
〒604-8266 京都府京都市中京区堀川通姉小路上る三坊堀川町55-1エリッツ御池ビル
株式会社エリッツホールディングス 個人情報に関するお問い合わせ窓口
メールアドレス：privacy@elitz.jp
TEL：075-253-5100（平日 10:00～19:00）
※エリッツホールディングスグループの個人情報に関するお問い合わせは、
株式会社エリッツホールディングスがエリッツホールディングスグループ各社からの委託を受けて承ります。
個人情報の利用目的の公表
株式会社エリッツ建物管理（以下、「当社」といいます。）は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第18条第１項にもとづき公表します。
個人情報の利用目的
（１）ご本人より直接書面等（ホームページや電子メール等によるものを含みます。以下、「書面」といいます。）に記載された個人情報を取得する場合の利用目的
① 不動産所有者の個人情報は、建築工事、電気工事、管工事、内装仕上工事の設計、施工、管理および建築構造物の増築ならびに賃貸不動産の賃貸借に対する賃料保証業務等の情報・サービスの提供のため
② 当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするため
③ 当社の従業者の個人情報は、人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理等のため
④ 当社への直接応募者情報は、採用業務のため
⑤ 退職者に関する個人情報は、退職者への情報提供及び連絡等のため
⑥ 当社へ直接お申込みされた入居者に関する個人情報は、賃貸物件の管理のため
⑦ 共同利用のために、株式会社エリッツホールディングスおよび株式会社VASTへ提供する入居申込者情報の選定のため
⑧ 株式会社エリッツ不動産販売が実施する不動産運営に関するセミナー案内における不動産所有者情報の提供のため
⑨ 引っ越しを希望する入居者および解約者の個人情報は、株式会社エリッツへ提供するため
（２）ご本人より直接書面以外の方法で個人情報を取得する際の利用目的
① 管理物件の入居者情報は、不動産の管理のため
② 不動産所有者の個人情報は、オーナー会事務局代行のため
③電話でのお問い合わせ情報やお問い合わせの際の録音内容は、お問い合わせ内容に対して、確実かつ適切な対応の実施および応対品質の向上のため
④契約者の個人情報は、当社が受託する請負業務（ライフライン契約）実施のため
以上
個人情報の共同利用について
【共同利用１】
１．共同利用の利用目的
日常生活をサポートする商品およびサービス（新電力・ガス・インターネット取次業務）の提供に係る業務のため
２．共同利用する個人情報の取得方法
共同利用する個人情報は、株式会社エリッツの賃貸仲介業務ならびに株式会社エリッツ建物管理の不動産物件管理業務によって本人から直接書面等により入手した入居申込者情報です。
３．共同利用する個人情報の項目
各社（4.共同利用者の範囲）が保有する顧客（入居申込者）の氏名、住所、生年月日、性別、電話番号、その他申込書等に記載された契約内容および１.に記載された利用目的達成のために必要な個人に関する情報
４．共同利用者の範囲
エリッツホールディングスグループ
５．共同利用する個人データ管理責任者
株式会社VAST 〒604-8266 京都市中京区堀川通姉小路上る三坊堀川町55-1 エリッツ御池ビル
代表取締役 槇野 常美 連絡先075-253-5100
【共同利用２】
１．共同利用の利用目的
不動産運営に関するセミナー案内における不動産所有者情報の提供のため
２．共同利用する個人情報の取得方法
共同利用する個人情報は、株式会社エリッツ建物管理の不動産物件管理業務によって本人から直接書面等により入手した不動産所有者情報です。
３．共同利用する個人情報の項目
各社（4.共同利用者の範囲）が保有する顧客（不動産所有者）の氏名、住所、生年月日、性別、電話番号、その他申込書等に記載された契約内容および1.に記載された利用目的達成のために必要な個人に関する情報
４．共同利用者の範囲
エリッツホールディングスグループ
５．共同利用する個人データ管理責任者
株式会社エリッツ不動産販売
〒600-8492京都市下京区四条通り新町東入ル月鉾町59 エリッツ四条烏丸ビル３F
代表取締役 武平 裕 連絡先075-253-5100
【共同利用３】
１．共同利用の利用目的
お客様サポートや引越し業および古物販売業ならびに物品販売業等の情報・サービスのご案内、グループ会社に係るお問い合わせ対応のため
２．共同利用する個人情報の取得方法
共同利用する個人情報は、株式会社エリッツの賃貸仲介業務ならびに株式会社エリッツ建物管理の不動産物件管理業務によって本人から直接書面等により入手した入居申込者情報です。
３．共同利用する個人情報の項目
各社（4.共同利用者の範囲）が保有する顧客（入居申込者）の氏名、住所、生年月日、性別、電話番号、その他申込書等に記載された契約内容および１.に記載された利用目的達成のために必要な個人に関する情報
４．共同利用者の範囲
エリッツホールディングスグループ
５．共同利用する個人データ管理責任者
株式会社エリッツホールディングス
〒604-8266 京都市中京区堀川通姉小路上る三坊堀川町55-1 エリッツ御池ビル
代表取締役 槇野 常美 連絡先075-253-5100
保有個人データに関する事項の周知について
株式会社エリッツ建物管理（以下、「当社」といいます。）は、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する保有個人データまたは第三者提供記録について、以下の事項を周知します。
１．事業者の名称、住所、代表者氏名
管理者名：株式会社エリッツ建物管理
役職名：京都市上京区下長者町通室町西入西鷹司町8 エリッツ御所ビル
連絡先：田中 健敏
２．個人情報に関する管理者の氏名、所属および連絡先
管理者名：個人情報保護管理者
役職名：株式会社エリッツ建物管理 管理部部長
連絡先：電話 075-253-5100
３．保有個人データの利用目的
(1) 不動産所有者の個人情報は、不動産管理業と建築工事、電気工事、管工事、内装仕上工事の設計、施工、管理および建築構造物の増築ならびに賃貸不動産の賃貸借に対する賃料保証業務等の情報・サービスの提供のため
(2) 当社の各事業に関するお問い合わせの方の個人情報は、お問い合わせにお答えするため
(3) 当社の従業者の個人情報は、人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理等のため
(4) 当社への直接応募者情報は、採用業務のため
(5) 退職者に関する個人情報は、退職者への情報提供および連絡等のため
(6) 当社へ直接お申込みされた入居者に関する個人情報は、賃貸物件の管理のため
(7) 共同利用のために、株式会社エリッツホールディングスおよび株式会社VASTへ提供する入居申込者情報の選定のため
(8) 株式会社エリッツ不動産販売が実施する不動産運営に関するセミナー案内における不動産所有者情報の提供のため
(9) 引っ越しを希望する入居者および解約者の個人情報は、株式会社エリッツへ提供するため
４．保有個人データに関する苦情の申し出先
保有個人データに関するお問合せにつきましては、以下の窓口で受付けています。
〒604-8266 京都府京都市中京区堀川通姉小路上る三坊堀川町55-1エリッツ御池ビル
株式会社エリッツホールディングス 個人情報に関するお問い合わせ窓口
メールアドレス：privacy@elitz.jp
TEL：075-253-5100（平日 10:00～19:00）
５．当社の加入する認定個人情報保護団体について
当社は、認定個人情報保護団体の対象事業者となっております。
認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申し出先は、以下のとおりです。
なお、サービスに関するお問い合わせはご遠慮くださいますようお願いします。
認定個人情報保護団体の名称 : 一般社団法人 日本情報経済社会推進協会（英文名称：JIPDEC）
苦情の解決の申出先 : 認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル
TEL：03-5860-7565 / フリーダイヤル：0120-700-779
６．保有個人データまたは第三者提供記録の開示等に関する手続き
保有個人データについて、「利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止」（開示等）をご請求いただくことができます。
（1）開示等の請求
保有個人データの開示等に関するご請求は、以下の窓口までご連絡ください。
〒604-8266 京都府京都市中京区堀川通姉小路上る三坊堀川町55-1エリッツ御池ビル
株式会社エリッツホールディングス 個人情報に関するお問い合わせ窓口
メールアドレス：privacy@elitz.jp
TEL：075-253-5100 （平日 10:00～19:00)
当社より「PF-11_保有個人データ開示等請求書」および「P-2-4_保有個人データに関する事項の周知について」を提供します。
※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って処理させていただきます。
（2）開示等の求めの受付
①「PF-11_保有個人データ開示等請求書」および「P-2-4_保有個人データに関する事項の周知についてを、以下の本人確認書類とともにご提出ください。
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確認方法
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証明書の種類
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1点のみで本人確認可能な証明書
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・運転免許証
・運転経歴証明書
（平成24年4月1日以降交付のもの）
・旅券（パスポート）
・マイナンバーカード（個人番号カード）
・在留カード / 特別永住者証明書
・官公庁が発行した顔写真を貼付した各種福祉手帳
（身体障がい者手帳等）
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2点により本人確認可能な証明書
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・各種健康保険証 / 各種年金手帳
・官公庁が発行した顔写真が貼付されていない各種福祉手帳
（母子健康手帳等）
・取引に実印を使用する場合の当該実印の印鑑登録証明書
・住民票の写し / 住民票の記載事項証明書
・印鑑登録証明書
・戸籍謄本 / 抄本（戸籍の附票の写しが添付されているもの）
・官公庁から発行/発給された書類
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- ※以下の項目は、マスキングしてご提出ください。
- 運転免許証、健康保険証、マイナンバーカード（個人番号カード）：臓器提供意思表示欄
- 障がい者手帳：障がい名と障がい等級
- 保険証：被保険者記号、番号、保険者番号、QRコード
- 年金手帳：基礎年金番号
- 住民票：住民票コード、マイナンバー（個人番号）、本籍地
- ②代理人の方が手続きをされる場合は、①の書類に加え、以下のイ）およびロ）の書類もご提出ください。
- イ）代理人の本人確認書類
- ・代理人の運転免許証、パスポート等の顔写真付きの公的証明書で代理人の本人確認ができるものの写し（開示等の求めをする代理人の名前および住所が記載されているもの）
- ※マイナンバーカード（個人番号カード）による本人確認の場合は、個人番号をマスキングしてください。
- ・代理人の住民票の写し(開示等の求めをする日前３０日以内に作成されたもの)
- ・代理人が弁護士の場合は、登録番号のわかる書類
- ロ）代理権を証する書面（委任状等）
- 本人または代理人を証明する書類に、本籍地が明示されている場合は、マスキングしてください。
（3）「開示等の請求」の手数料およびその徴収方法
- 利用目的の通知または開示の請求の場合にのみ、１回の請求につき、以下の金額（当社からの返信費を含みます。）を郵送、振込、持参のいずれかの方法にて申し受けます。
- 手数料金額：1,000円(税込み)
（4）ご提出書類の確認
- ご提出いただきました資料の確認を行い、不備等がなければ請求を受付けます。
- 不備があった場合、請求元へ連絡します。
- なお、本人または代理人を証明する書類は、当社が入手してから２か月以内に責任を持って廃棄します。
（5）検討結果および連絡
- 当社内で検討した結果は、以下①～③の方法により遅滞なく連絡します。
①請求者本人確認公的書類に記載されている本人の住所に回答文面を郵送
②請求者本人確認公的書類に記載されている本人のFAX番号に回答文面をFAX
③請求者本人確認公的書類に記載されている本人のEメールアドレスに回答文面をメール
７．個人情報の取扱体制や講じている措置の内容
(1) 基本方針の策定
個人データの適正な取り扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問および苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。
(2) 個人データの取り扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について個人情報保護規程を策定しています。
(3) 組織的安全管理措置
①個人データの取り扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
②個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
(4) 人的安全管理措置
①個人データの取り扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
②個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
(5) 物理的安全管理措置
①個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
②個人データを取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。
(6) 技術的安全管理措置
①アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
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